Çelësi për një projekt të suksesshëm është në planifikimin e tij. Krijimi i një plani të projektit është gjëja e parë që duhet të bëni kur ndërmerrni një projekt. Shumë njerëz nuk e kuptojnë vlerën e një plan projekti , duke kursyer kështu kohë, para dhe shumë probleme. Ky artikull është një udhëzues i thjeshtë dhe praktik që na ndihmon në planifikimin e një projekti.
Hapi 1: Qëllimet e projektit
Një projekt është i sukseshëm kur nevojat e palëve të interesuara janë përmbushur. Si hap i parë është e rëndësishme të identifikohen palët e interesuara në projektin tuaj. Kjo nuk është gjithmonë e lehtë për të identifikuar aktorët e një projekti, në veçanti ata që ndikojnë në mënyrë indirekte në projekt. Shembuj të tillë mund të përfshijnë: përdoruesit e rezultateve të projektit, menaxher të projektit dhe ekipe të projektit etj. Pasi ju keni identifikuar palët e interesuara, hapi tjetër është identifikimi i nevojave të tyre. Mënyra më e mirë është duke zhvilluar intervista me palët e interesuara. Merrni kohën tuaj për të nxjerrë nevojat e vërteta që krijojnë përfitime reale. Shpesh palët e interesuara do të flasin për nevoja që nuk janë relevante. Si të tilla, këto nevoja mund ti shënoni me një prioritet të ulët. Pasi keni krijuar një listë të nevojave me prioritet të lartë, krijoni një përmbledhje të qartë të qëllimeve dhe regjistrojini në planin e projektit.
Hapi 2: Afati i projektit
Pasi keni përcaktuar qëllimet tuaja duke iu referuar hapit të 1, specifikoni kur dhe si çdo artikull duhet të dorëzohet. Pra, planifikoni gjithmonë datat e përafërta për dorëzimin e projektit.
Hapi3: Plani i projektit
Krijo një listë detyrash që duhet të kryhen për cdo afat dorëzimi në hapin 2. Për cdo detyrë identifikoni si në vijim: afati kohor i nevojshëm për të përfunduar detyrën dhe burimet qe do të nevojiten. Në këtë pikë të planifikimit ju mund të krijoni një plan tabelë për të krijuar orarin e projektit tuaj.
Hapi 4: Përkrahni planin
Këtu përfshihen planet që ju duhet të krijoni si pjesë e procesit të planifikimit. Këto mund të përfshihen direkt në plan.
Shembull: Plani i Burimeve Njerëzore
Identifikimi i plan projektit, i individëve dhe organizatat me rol kryesor në këtë projekt. Për secilin të përshkruhen rolet dhe përgjegjësitë e tyre në projekt. Të përshkruhet numri dhe pozicioni i njerëzve të nevojshëm për të ndërmarrë projektin. Krijo një plan ku do të mbahen të informuar për projektin dhe si ata do të marrin informacionin. Mekanizmi më i zakonshëm është një raport javor ose mujor mbi progresin e projektit duke përshkruar se si projekti është kryer, pikat e arritura dhe punën e planifikuar për periudhën e ardhsme.
Menaxhimi i riskut është një pjesë tjetër e rëndësishme e menaxhimit të projektit. Edhe pse shpesh neglizhohet , është e rëndësishme për të identifikuar rreziqet që mund të ndesh projekti juaj, dhe të jeni të përgatitur nëse ndodh dicka e keqe.
Këtu janë disa shembuj të rreziqeve: koha dhe kosto , papritur shkurtime të buxhetit, rolet dhe përgjegjësitë e paqarta, mungesa e identifikimit të nevojave nga palët e interesuara, duke shtuar kërkesat e reja pasi projekti ka filluar, komunikimi i dobët që rezulton në keqkuptime, problemet e cilësisë, mungesa e angazhimeve të burimeve etj. Pasi keni identifikuar disa nga rreziqet që projekti juaj mund të ndesh, shkruani se cilat do të ishin masat tuaja nëse ndeshni në secilin rrezik, dhe se si do të veproni për të ndaluar këto rreziqe.
Duke ndjekur të gjitha hapat e mësipërme, ju duhet të keni një plan të mirë të projektit.
