Projektet dhe detyrat në punë kërkojnë përqendrim dhe energji të madhe për t’i përfunduar me efikasitet dhe pa gabime. Kjo sfidë shtohet kur në të njëjtën kohë ju duhet të merreni me projekte të ndryshme. Aftësia për t’i organizuar dhe menaxhuar projektet e shumta në të njëjtën kohë është aset që është në dobi të secilit menaxher të projekteve.
10 hapa që ju ndihmojnë në menaxhimin e projekteve
Menaxhimi i projekteve është i vështirë kur ju duhet të ndiqni procedura të ndryshme të punës dhe afate të ndryshme të dorëzimeve. Për ta lehtësuar këtë mund t’i ndiqni këta hapa:
Të planifikoni
Krijimi i planit ju ndihmon të mos përballeni me rreziqe të shumta, për t’i menaxhuar burimet dhe për ta reduktuar mbingarkesën. Çfarë të bëni për të planifikuar?
Ndani pakëz kohë për ta organizuar projektin;
Caktoni kohën që i duhet secilës detyrë;
Krijoni një afat real për secilin prej projekteve;
Po ashtu, mund t’i përdorni edhe raportet javore për të organizuar dhe për t’i kujtuar detyrat e ardhshme.
Përdorni mjete për t’ju ndihmuar
Aplikacionet e menaxhimit të projekteve ju ndihmojnë të menaxhoni projekte të ndryshme, të caktoni takime, të delegoni detyra gjatë ditës së punës.
Menaxhoni projektin në një vend
Nëse keni qasje në të gjitha projektet në të njëjtën kohë do të keni rritje të produktivitetit të punës, do ta kurseni kohën si dhe do ta parandaloni stresin dhe konfuzionin. Si ta bëni këtë? Duke i vendosur të gjitha projektet në një platformë për të pasur qasje më të shpejtë.
Mësoni të prioritizoni
Aftësia e prioritizimit është sukses për t’i menaxhuar projekte të ndryshme në të njëjtën kohë. Në mënyrë që të mos humbni kohë në gjëra të parëndësishme, është mirë të përqendroheni në ato detyra të cilat kanë më shumë vlerë. Për ta arritur këtë bëjeni çdo ditë një listë me pesë gjërat më të rëndësishme, të cilat duhet t’i përfundoni brenda asaj dite. Kështu do të jeni gjithmonë në hap me kohën për të gjitha detyrat.
Krijoni komunikim të qartë
Ju e dini, projektet zhvillohen në grup dhe ju nuk jeni personi i vetëm që po merreni me to. Në të tilla raste kur nuk ka komunikim të shëndoshë do të shpenzoni më shumë kohë dhe para, në mënyrë të panevojshme. Andaj, përmbysni këtë në komunikim të shëndoshë duke i diskutuar të gjitha gjërat në mënyrë të qartë për të pasur sukses.
Krijoni qasje për të gjithë
Mund të përdorni sisteme si Google Drive apo Dropbox për t’i menaxhuar dokumentet dhe ndryshimet për çdo projekt. Përdorimi i tyre u ndihmon të gjithë anëtarëve të ekipit të qasen shpejt, kudo që janë dhe të bashkëpunojnë më lehtë. Kjo e ka edhe një anë tjetër të mirë, sepse nuk do të keni nevojë të dërgoni e-maile gjatë gjithë kohës.
Delegoni detyra
Duke qenë që jeni menaxher i projektit, gjatë punës me projekte të shumta do të keni aq shumë punë sa nuk është e nevojshme të përqendroheni në mikromenaxhim. Mund të mos i bëni të gjitha punët vetë e përsëri të dini se çfarë po bëhet. Kjo e nxit frymën e ekipit, i bën ata të ndihen të dobishëm, por edhe nuk ngarkoheni me punë. Kështu që e keni më të lehtë t’i plotësoni të gjitha afatet për të gjitha projektet.
Edhe ndryshimet janë pjesë e punës
Kur i menaxhoni projekte duhet t’i menaxhoni edhe ndyshimet. Mund t’ju duket e lodhshme, por ndryshimet duhet të ndodhin. Prandaj, është më mirë t’i bëni me kohë, sesa të përfundohen projektet pa ndryshimet e nevojshme dhe të kthehen mbrapa për shkak të gabimeve.
Mbani takime me ekipin
Rruga më e shkëlqyeshme për t’i mbërthyer projektet e ndryshme në të njëjtën kohë është të mbani takime të rregullta me anëtarët e ekipit. Takimet ju bëjnë t’i sqaroni pjesët e projekteve ku duhet të përqendroheni më shumë e ku më pak.
Menaxhoni pritshmëritë
Sinqeriteti me klientët është pjesë tjetër shumë e rëndësishme me klientët, për t’i diskutuar burimet dhe kufijtë e nevojave për përfundim të suksesshëm të projektit.
