Shpesh na bie të dëgjojmë termat Protokoll ose ceremonial diplomatik, kur presim udheheqës të rëndësishëm të vendeve të tjera në vendin tonë. Poashtu, edhe me rastin e dergimit të përfaqësuesve të shtetit tonë në ndonjë shtet tjetër, atëherë pritja dhe procedurat pasuese bëhen sipas protokollit dhe ceremonialeve diplomatike.
Sipas autorit Jazbec, protokolli dhe ceremonialet diplomatike paraqesin bashkësi të rregullave mbi respektin dhe nderimin, për përfaqësuesit e shteteve në kontakte ndërshtetërore, para së gjithash udhëheqësve të misioneve diplomatike në vendet përkatëse ku ata janë akredituar.
Por, pse ka rëndësi ekzistimi i protokollit dhe ceremonialeve? Kjo për shkakun që të respektohet dinjiteti, pozita dhe autoriteti i secilit shtet dhe përfaqësuesve përkatës të derguar në shtete tjera. Respektimi strikt i protokollit nënkupton respekt ndaj shtetit mysafir por njëkohësisht paraqet edhe një shtet mikpritës serioz dhe të përkushtuar dhe lehtëson marëdhëniet dhe kontaktet ndërshtetërore. Në rast se protokolli nuk respektohet nga njëri shtet, përkatësisht ka shkelje, ateherë shteti tjetër mund të përdorë retorzionin.
Protokolli respektohet në takime zyrtare, në pranime, dreka ose darka zyrtare, në festa të ndryshme shtetërore apo në ditë zyrtare të zisë, duke ndjekur poashtu një kod të caktuar të veshjes. Edhe dhuratat apo suveniret dërgohen sipas përcaktimit nga protokolli, brenda një shume të caktuar nga buxheti. Rëndësi të padiskutueshme ka edhe respektimi i flamurit dhe simboleve shtetërore sipas protokollit dhe ceremonialeve.
Si fillim, duhet shtjelluar çështjen e adresimit të një përfaqësuesi të misionit diplomatik. Eshtë rregull t’u drejtohemi me termin “zoti Ambasador”. Shpesh për adresim më të plotësuar, i drejtohemi me “Ekselencë” respektivisht “ekselenca juaj”. E njejta vlen edhe për zonjat Ambasadore, mirëpo eshtë e ndaluar t’u drejtohemi me “Madam” pasi ky term është i rezervuar vetëm për mbretëreshat.
Në takim apo vizitë zyrtare gjitha detajet duhet te jenë të planifikuara mirë dhe me kujdes. Pas pranimit të fteses dhe marrëveshjes për takim apo vizitë, sektoret e protokollit të shteteve në fjalë përgatisin procesin e vizitës duke filluar nga ardhja e deri në ceremonialin e shkuarjes.
Për shembull, nese një shtet vizitohet nga kreu i shtetit tjetër, sipas protokollit procedura e rregullt ceremoniale do vijonte kështu: atë e pret kreu i shtetit mikpritës bashkë me ambasadorin e shtetit të tij në ketë shtet mikpritës. Përshendesin njëri tjetrin, kryejnë nderimet në tepihun e kuq, orkestra ushtarake intonon himnet e dy shteteve (i pari është himni i shtetit vizitues) dhe pas kësaj drejtohen për tek kolona solemne e makinave. Detaje tjera me rëndësi janë: makina kryesore e ka flamurin e shtetit mysafir dhe mikprites dhe mysafiri gjithmonë ulet në anën e djathtë prapa në makinë kurse mikpritësi ulet në anen e majtë. Përkthyesi ose eventualisht ndonjë asistent ulet tek pjesa anash shoferit.
Ky ceremonial ishte i ilustruar me rastin e pritjes në aeroport, mirëpo pritjet mund të jenë edhe në vende tjera të caktuara sipas protokollit, për shembull para pallatit të Presidentit, para rezidencës, në muze, në hapësira të objektit diplomatik etj.
Duhet të theksoj se procedurat janë të njejta si ato që sqarova më sipër. Pranimet e tilla janë publike përkatësisht zyrtare dhe fillojnë nga ora 10 deri në orën 14 paradite dhe pasdite afërsisht nga ora 17:30 ose 18. Mirëpo, pranimet zyrtare mund të bëhen edhe në orën 20 në mbremje në rast të ndonjë organizimi zyrtar për festa shtetërore.
Ndërsa, pritjet dhe pranimet private nuk kanë detyrimisht nevojë për përpikmëri të protokollit apo zbatim të rregullave pasi vetë natyra e tyre private nuk e imponon. Në pranime zyrtare nuk sillen lule apo dhurata tjera, ndërsa në darka apo në takime më private në shenjë respekti mund të dërgohet një dhuratë modeste.
Duke qenë se përfaqësuesit në pranime zyrtare përfaqësojnë shtetin e tyre atëherë paraqitja duhet të jetë sa më dinjitore.
Përveq zbatimit të protokollit, mirësjelljen dhe edukatën e lartë që duhet ta reflektojnë patjetër në sjellje,në çdo lëvizje dhe fjalë që thonë, ata duhet të vishen dhe të duken mirë. Veshja varet nga tradita, zakonet dhe nga klima e shtetit. Meshkujt veshin veshje serioze me xhaketë ose me mantel më të gjatë ndërsa smokingjet janë kryesisht të përcaktuara për darka joformale ose takime zyrtare gjatë mbrëmjeve. Në ftesa për organizime më të veçanta shpesh shkruhet ndonjë detaj për veshje, për shembull nëse duhet të vendoset miniatura e ndonjë dekorate ose medalje, forma e kravatës etj.
Për gratë zakonisht nuk ka përcaktime të veshjeve por kryesisht në ftesa shënohet “veshje e përshtatshme”. Pasi që jemi tek ftesat, ato shkruhen gjithmonë në vetën e tretë. Në to anash mund të gjindet shkurtesa R.S.V.P, dhe kjo nënkupton përgjigje sa më të shpejtë që rekomandohet më së largu tri ditë të vonojë kthimi i përgjigjes. Ndërsa, nëse anash shkruhet “Regrets only” atëherë ftuesit kërkojnë që të përgjigjeni vetem nëse nuk keni mundësi pjesëmarrjeje. Kjo mund të kryhet edhe përmes telefonit.
Pra, në këtë artikull i kam sqaruar disa elemente rreth protokollit diplomatik me rastin e pritjeve kur ka vizita apo takime të ndryshme ndërshtetërore. Ceremonialet shtetërore si ato më të thjeshtat e deri tek ato më të rëndësishmet duhet të respektohen dhe të mirret seriozisht implementimi sa më dinjitoz i tyre.
Autorja: magjistre e Diplomacisë
